転職成功のポイント

総務ってどんな仕事なの?実際の仕事内容と未経験から総務へキャリアチェンジするための3つのポイント

総務のお仕事内容をご存知でしょうか?

大手企業でしっかりした総務部がある会社で働いている人は、総務という仕事についてイメージができるかと思いますが、中小企業で総務・経理・人事が一緒になっているような会社や、明確に総務部がない会社だとちょっと仕事内容にイメージがつきにくいですよね。

また実際に総務部があっても、営業部門や技術部門で活躍する人にとって直接総務の人と関わることが少ないと「総務部って一体何えおしてるの?」「内勤がメインでストレス少なそう」「うーん…地味」といった印象を持っている人も。

 

コンサル山田
あたりまえだが実際の総務部は会社にとって重要な部署だ。

 

実は私自身も地味なイメージを総務部に持っていましたが、実際未経験で総務に転職してみて、まったく違ったんです。
秘書ひとみ

 

一見地味だと思っていた総務、実は会社では非常に需要なポジションでやりがいのある仕事なんです。

今回実際に総務部で働いた経験から「総務がどんな仕事をしているのか」「未経験から総務に転職するにはどうすればいいのか」をお伝えします。

バックオフィス系の仕事への転職に興味を持っている方はぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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「総務」ってどんな仕事をしているの?

総務の仕事内容

 

総務の仕事は一言では表し切れないくらい多岐に渡ります。

「会社内のそれぞれの部署・ポジションからはみ出た仕事全部」が総務の仕事と言っても過言ではありません。

つまり「会社を維持していくのに必要なこと」「どの部署の対応範囲になっていない仕事」を全てやると思っていた方がよいでしょう。

 

  • 経営会議運営
  • 株主総会運営
  • 社内行事の企画・運営
  • 社内資料の作成
  • 出張手配
  • 急な来客の対応など受付的な仕事
  • コピー用紙やトナーの発注など会社備品の管理
会社によっては庶務という部署がこの一部を行っていたりするわ。
秘書ひとみ

 

…などあげていくとキリがありません。

逆に言うと「こうした方が会社に役に立つ」ということを見つけていき、それが自分の仕事になっていくような仕事です。

総務の仕事の幅は自分次第でいくらでも広げることができ、明確に決まっていないからこそおもしろさもあると言えるでしょう。

 

 

総務に求められる役割は会社規模によっても異なる

総務に求められる仕事内容

 

総務に求められる仕事内容は大企業・中小企業といった企業規模でも役割が少し変わってきます。

大企業の場合、人事や経理などと連携して事務職のハブとなるような役割も出てきます。

 

私が転職したのは大企業の子会社で30人ほどの会社でした。
秘書ひとみ

 

そのため総務としての仕事と同時に社長や副社長の雑用を手伝ったり、経営会議のセッティングをしたり、役員のスケジュールを調整したりなど「社長秘書」的なポジションを兼ねていました。

日々忙しく仕事が溢れている社長・副社長と仕事をすることは簡単なことではありません。コミュニケーションのズレで無駄な作業をしてしまうと、忙しい役員はやはりいい顔をしてくれません。

「的確に簡潔にヒアリングする能力」「スピード感」「気遣い」などが求められる、ある意味ハードさもあります。

 

しかし今後のキャリアアップややりがいを考えると身につけられる能力もたくさんあります。

未経験で総務に転職したいという人はぜひまずは中小企業を狙ってみてください。

中小企業ではあれば社長をはじめとする役員と過ごす時間が必然的に増えることで経営方針や戦略についての理解も深まります。

今後独立を考えている人や将来経営に関わりたいと思っている人も、キャリアの一環として十分価値のある経験ができる仕事です。

 

経理ってどんな仕事?

総務と同じバックオフィスといわれる「経理」の仕事についてはこちらでまとめてあります。

参考:経理への転職「狭き門」を未経験で突破するための2つのポイント

 

 

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総務に転職するには?求められる3つの能力

総務への転職

 

総務は誰の仕事でもないことを進んでやり、営業職や技術職など現場の人たちがより快適に働くことができる環境作りをサポートしていかなければなりません。

 

「社内・社外コミュニケーション能力」

 

総務は社内のありとあらゆる部門の人からの要望や問題点を受けサポートしてくのでバックオフィスといえども「コミュニケーション能力」はかなり求められる仕事です。

社内はもちろんこと、ときには社内環境を良くするための取引先や仕入先へも交渉しなければなりませんので交渉力も必要です。

社員から会社への要求を聞き、反映させていくことはとても大切な仕事なのです。

 

問題発見から「問題解決力」

「自分で仕事を見つけていく」「問題点を見つけていく」ということも重要なために「問題を自分で探り、その解決方法を導いた」という能力が必要になります。

クライアントの広告戦略を変更して反響が大いにあった、自社製品の見直しに着手して売り上げを大きく伸ばした、などという経験は同じ職種だけでなく総務へのアピールとしても使うことができます。

 

コンサル山田
実際に大手企業の総務部で活躍した若手でその後、外資の戦略系コンサルティングファームへ転職した人がいるんだ。

 

 

総務でもはあると役に立つ「英語力」

英語力があると役立つ

 

最近では海外との取引を進める会社も増えてきました。

これから外国へ取引先を拡大しよう、という会社も今後増えて行く一方でしょう。そうなると役に立つのが「英語力」です。

契約を進める作業自体は営業の仕事かもしれませんが、契約書の作成や為替、送金のやりとりなど海外企業と仕事をする時には一筋縄ではいきません。そんな時に英語ができる総務として、社員が頼ることができる存在がいればかなり心強い後ろ盾となるでしょう。

海外取引の実績のある会社や、今後海外展開を視野に入れているような会社を受けるならぜひご自身の英語力をアピールしてみてください。いまの時代であれば大きくプラスになります。

TOEICは800点以上あると説得力が増します。もしこれから勉強することを考えていたのでしたら、必ず役に立つ能力なので総務への転職を機にTOEICにトライしてみることはおすすめです。

 

転職に役立つ英語資格

転職で役立つ英語資格をご紹介しています。入社後も昇進にプラスになることもあるんです。

参考:転職に有利な英語資格6選!王道TOEICから国内・外資系企業向け英語資格を紹介

 

 

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未経験から「総務」へ転職を成功させたポイント

転職成功のポイント

総務への転職は未経験でも上記で説明した「コミュニケーション能力」「問題解決力」「英語力」をしっかりとアピールすれば未経験でも総務に転職することは充分にに可能です。

実際に私は「問題解決能力」と「英語力」をアピール材料にして転職を成功させました。
秘書ひとみ

 

総務といっても会社ごとにやる仕事に差があり、「総務だからこうしなければならない」という決まりがない柔軟性が求められる仕事です。

また「人をサポートしていきたい」というよりも「会社経営をしっかりとサポートしたい」「会社全体のシステム自体をどんどんよくしたい」というようなもう少し具体的でアグレッシブなくらいの方が志望動機としては有効です。

その理由は総務を志望する人は面接で「バックオフィスとして現場をサポートしていきたい」と控えにいう人がまだまだ多いからです。

他の人と同じように答えていては差別化ができませんし面接で総務経験者に負けてしまいます。

未経験だからこそ他の総務とは一味違う積極的な姿勢をアピールしていきましょう。

転職は転職エージェント

他の職種で実績があり、総務へキャリアチェンジを考えているなら転職エージェントの利用が必須です。

参考:転職エージェントおすすめ12選!実際に利用した転職成功者からのアドバイス

 

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総務の仕事内容と転職方法 まとめ

以上総務の仕事内容と未経験からの転職方法を実際の元総務部経験者からご紹介してきました。

総務は会社の広い仕事範囲をカバーするとてもやりがいのあるポジションです。

最後のもう一つ総務に転職する上で大切なこと、それは常に求人情報を仕入れて「転職のタイミングを逃さない」ことです。

総務の仕事は比較的安定しており働きやすい環境で会社を支えるポジションでもあることから、一つの会社で長く勤める人が多い傾向にあります。そのため常に総務のポストが空いているとは限りません。ポストが空いた時にすぐに名乗りを上げることが最も大切です。

普段から転職サイトを頻繁にチェックしたり、転職エージェントに登録したりしていつでも動ける心構えを作っておきましょう。

 

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転職コンサル山田の会社の秘書。前職では人事・総務担当を長年務める。書類選考や一次面接などを担当し「書類選考の通し方」には定評があるアシスタント。

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